オンラインセミナーを開催する際、参加者の管理をはじめ、多くの業務を効率的にこなすことが必要です。しかし、すべての作業を自分たちでやろうとすると、時間も労力もかかり、結果的にクオリティが下がってしまうことも…。
そこで大切なのが「自分たちで対応すべきこと」と「外注やツールで効率化すること」をしっかり決めておくことが、効率的な運営には欠かせません。
ここでは、参加者管理の観点から 「自社で担当すべき業務」と「外注・システム活用すべき業務」 をわかりやすく整理していきます。
まずは事前準備！決めておくべきこと
参加者管理をスムーズに進めるために、以下のポイントを事前に整理しておきましょう。
🔹管理プロセスの設計
・申し込み〜フォローアップまでの流れを可視化する
・各タスクの担当者を決める
🔹 コミュニケーションの計画
・メールやチャットで送る内容やタイミングを事前に決める
・質問対応用のFAQを用意しておく
🔹 技術サポートの体制
・システムのサポート窓口を確認
・当日のトラブル対応用に緊急連絡先を用意しておく
🔹 データ管理のルール
・個人情報の管理方法や利用範囲を明確にする
・必要に応じてプライバシーポリシーを作成
自社で行うべき参加者管理業務
1.企画や戦略に関わる部分
🔹理由：自社のビジョンと直結するため！
セミナーの目的やコンセプトは、自社のビジネス戦略に直結するため、自社のミッションや価値観をしっかり伝えることが大切です。
✅ ターゲット設定（参加者のペルソナや目的を明確にする）
✅招待メールや参加案内の作成
✅事前アンケートの設計
2．参加者リストの管理・分析
🔹理由：マーケティング戦略の要だから！
参加者の情報（名前・メールアドレス・申込経路など）は、今後のマーケティング戦略に活用できる貴重なデータのため、自社で管理・分析することが重要です。
✅どの広告・集客施策が効果的だったか？
✅過去に参加した人がどれくらいいるか？
✅次回のセミナーにつなげる方法は？
これらのデータは企業の貴重な資産としてしっかり管理しましょう！
3．参加者とのコミュニケーション（問い合わせ対応・フォロー）
🔹理由：ブランドの信頼を高めるため！
セミナー参加者への対応は、企業の印象を左右する大切なポイントです。自社が直接行うことで、ブランドの信頼感を高められます。
✅申し込み確認メールやリマインドメールの送付
✅セミナー後のアンケートやフォローアップメール
✅個別の問い合わせ対応
特に問い合わせ対応は、 「この企業なら信頼できる」 と思ってもらう大きなチャンスなので、できるだけ自社で対応するのがベストです！
4． VIP顧客や重要なリードの管理
🔹理由：ビジネスチャンスを最大化するため！
参加者全員に同じ対応をするのは難しくても、 有望な見込み顧客（リード）やVIP顧客には特別なフォローが必要です。
💡 例えば…
・企業の経営者や意思決定者が参加する場合： 個別にコンタクトを取り、商談につなげる
・過去に自社商品を購入した顧客が参加している場合： 適切なアフターフォローで継続的な関係を築く
こうした重要な顧客対応は外注せず、自社で直接管理すべきです！
外注やシステムを活用すべき参加者管理業務
1．申し込み・決済管理（受付システムの導入）
🔹理由：手作業はミスが増え、負担が大きいため！
申し込みや決済を手動で管理すると ミスが発生しやすく、トラブルのもとになります。そこで受付システムを導入して効率化しましょう！
✅ 活用すべきツール例
・Peatix（イベント管理＆決済機能）
・Eventbrite（多機能なイベント管理ツール）
・STORES予約 / Coubic（予約管理に特化）
✨ これらを使えば…
申し込み受付からリマインドメール送信まで自動化でき、作業負担を大幅に減らせます！
2．参加者の出席管理・レポート作成
🔹理由：手動でやると非効率だから！
セミナー当日の出席状況を手動で記録すると、時間も手間もかかってしまいます。
ZoomやGoogle Meetには、出席データの自動レポート機能があるので活用しましょう！
✅ おすすめのツール
・Zoom（参加者の滞在時間や入退室履歴を自動取得）
・Webex（参加データのレポート機能あり）
✨ データを自動で取得し、必要な部分だけ分析すれば、業務の効率化が可能！
3．セミナー後のアンケート回収・集計
🔹理由：ツールを使うことで、回答率UP＆分析が楽になる！
参加者の満足度や改善点を把握するためにアンケートの実施は必須です。でも、手動で集計すると 時間もかかり、ミスも発生しやすいので、ツールを活用しましょう！
✅ おすすめのツール
・Googleフォーム（無料で簡単に作成可能）
・SurveyMonkey（データ分析機能が充実）
・フォームラン（デザイン性が高く、直感的に操作可能）
✨ ツールを使えば、自動で集計ができてすぐに結果を確認可能！
お薦めのシステムやツール、外注の活用法については、「外注やシステム活用をすべきタスク」で詳しく紹介しています！
まとめ
参加者管理をスムーズに行うには、タスクを「自分たちで行うもの」「外注やシステムを活用するもの」をしっかり分け、必要なタスクにあったツールやサービスを選ぶことが大切です。また、事前の計画とプロセス設計がセミナー成功のカギです。
事前にしっかり準備をして、参加者にも主催者にもメリットのあるセミナー運営を目指しましょう！
