オンラインセミナーを成功させるには、当日の進行だけでなく、 問い合わせ対応 や メールでの案内・フォロー は、参加者の満足度を大きく左右するポイントです。
「問い合わせにすぐに答えてもらえた！」
「メールがわかりやすくて、スムーズに参加できた！」
このように思ってもらえれば、 セミナーの印象もアップし、リピーターにつながる ことも！
そこで、 効率的な問い合わせ対応 と 参加者に伝わりやすいメールの設計 について、具体的なポイントをお伝えします！
参加者とのやり取りをスムーズに！問い合わせ対応＆メール設計のポイント
- 問い合わせ対応のコツ – 事前準備でスムーズに！
セミナー前後に寄せられる問い合わせには、 似たような内容が多い ものです。
「参加URLを教えてください」「セミナーは録画されますか？」など、 事前に予測できる質問に備えておく ことで、スムーズな対応が可能になります。
📌 事前準備すべきこと
✅ 「よくある質問（FAQ）」を作成し、すぐに対応できるようにする
→ 例えば、以下のような質問をまとめ、公式サイトや案内メールに掲載しておくと便利です。
・セミナーの参加方法（URL・ログイン手順）
・使用ツールの推奨環境（Zoom・Teams など）
・録画の有無、アーカイブ視聴の可否
・当日のトラブル対応（音が聞こえない、映像が映らないなど）
✅ 当日の連絡手段を確保する
→ 参加者が困ったときにすぐに連絡できるよう、 メール・チャット・専用の問い合わせフォームなど、迅速に対応できる手段を用意しておきましょう。
💡 例えばこんな方法！
・Zoomのチャット機能を活用し、専用の問い合わせ担当を設ける
・メールでの問い合わせには、 事前にテンプレートを用意し、素早く返信 できるようにする
・セミナー前に「困ったときの対応方法」を参加者に案内しておく
- メール設計のポイント – タイミングと内容がカギ！
セミナーの案内やフォローアップのメールは、適切なタイミングで、わかりやすく送ることが大切です。「いつ、どんな内容を送ると効果的か？」 を考えながら、メールを設計していきましょう！
🔹 事前案内メール（開催1週間前＆前日）
参加者に「セミナーの詳細」をしっかり伝え、 当日スムーズに参加してもらうためのメール です。
開催 1週間前と前日 に送ると、参加者の安心感が高まります。
✅ 主な内容
・開催日時・セミナータイトル
・参加URL・ログイン方法（例：ZoomのID・パスコード）
・必要な準備（アプリのインストール、アカウント登録など）
・問い合わせ先（トラブル時の連絡方法）
💡例文（抜粋）
件名:【重要】○○セミナーのご案内（参加URL付き）
こんにちは、○○セミナー事務局です。
ご登録いただいたセミナーが ●月●日（●）●:●～ に開催されます。
・参加URL： [リンクを記載]
・ログイン方法： [手順を記載]
・事前にご準備ください： [Zoomアプリのインストール方法]
ご不明点があれば、[問い合わせ先] までお気軽にご連絡ください。
それでは、当日お会いできるのを楽しみにしております！
🔹 リマインドメール（当日数時間前）
セミナーを忘れずに参加してもらうために、 当日の数時間前に「もうすぐ始まります！」という短めのリマインドメール を送るのが効果的です。
✅ 主な内容
・開始時間の再確認
・参加URLの再送
・「まもなく開始します！」の一言を入れる
💡例文（抜粋）
件名:【○○セミナー】まもなく開始します！（参加URLのご案内）
こんにちは、○○セミナー事務局です。
本日 ●:●～ より「○○セミナー」が開始されます！
・参加URL： [リンク]
開始5分前にはログインいただき、接続確認をお願いします。
それでは、お待ちしております！
まとめ
オンラインセミナーは、画面越しだからこそ、参加者に安心感をあたえるつながりが大切です。準備は少し大変かも知れませんが、この一手間があるからこそ、参加者との間に特別な信頼関係が生まれ、画面越しでも、確かな絆を育むことができます。 素早い問い合わせ対応や、わかりやすい案内メールでスムーズな参加をサポートしましょう！
